Регистрация договоров в программе
IT Audit - программа для создания, согласования и удобной регистрации договоров и других документов (приказы, письма, акты ...).
Регистрация договоров в программе IT Audit
Удобная регистрация договоров и документов
Зарегистрированные в программе договоры систематизируются в журнале договоров. В программу договоры вносятся несколькими способами:
- Создается договор на основании внесенных пользователем шаблонов договоров
- Прикрепляются файлы договора или производится сканирование документа
С целью удобной систематизации договоров и других документов создаются необходимые рубрики документов.
Удобная карточка договора
Основная информация по договору и файлы договора приводятся в удобной карточке договора. В карточке договора систематизируется следующая информация:
Поля карточки договора и документа
- файлы по договору
- стадия договора
- номер и дата договора
- стороны договора (собственная организация и контрагент)
- ответственный по договору
- сумма договора
- гриф доступа к договору - используется для настройки прав доступа
По договору приводится срок действия. Программа направит на электронную почту уведомление об окончании срока действия договора.
Хранение файлов по договору
В карточку договора прикрепляются файлы договора. Это могут быть как ранее подготовленные файлы, так и отсканированный договор. По договору можно хранить любое количество файлов. Файлы можно добавить через кнопку "Добавить" или перетащить в программу методом Drag & Drop.
Хранение больших файлов
Программа IT Audit позволяет хранить файлы большого размера в несколько сотен мегабайт. При этом доступ к данным файлам может быть огранизован по сети. В программе IT Audit файлы могут храниться несколькими способами:
- хранение файлов в базе данных SQL или PostgreSQL
- хранение файлов в файловом хранилище FileStream
Возможности программы позволяют организовать удобное хранение файлов проектными и конструкторскими организациями. При этом доступ к некоторым документам может быть ограничен правами доступа.
Настройка шаблона договора для автоматического создания договоров
В IT Audit легко настроить необходимые шаблоны договоров. Создание шаблона договора занимает 5-10 минут.
При создании шаблона договора:
- Вносится необходимый текст договора путем копирования и вставки текста из образца документа
- Производится настройка шаблона файла документа переменными, которые должны заполняться реальными значениями из программы (номер и дата договора, наименование контрагента и его реквизиты, руководитель контрагента и т.д.).
На основе шаблона документа создается файл, содержащий:
- текст договора
- реквизиты сторон
- ФИО подписанта в родительном падеже
- заранее настроенные варианты условий договора
При выборе системы регистрации договоров учитывайте возможности поиска
Быстро найти договор - одна из основных задач, стоящих перед пользователями систем регистрации договоров. Поиск необходимого договора не ограничивается номером и датой договора. Критерии поиска договоров могут быть многообразны и зачастую зависят от выполняемых должностных обязанностей.
Руководители и юристы компании обычно используют следующие критерии поиска договоров...
Система напоминаний при несвоевременном исполнении обязательств по договору
В программе предусмотрена возможность настройки системы отслеживания сроков исполнения договорных обязательств.
При нарушении обязательств сторонами договора сотрудник организации получит уведомление о просрочке обязательства и может быть подготовлен отчет по всем контрагентам с информацией о количестве дней просрочки обязательства.
См. также
Порядок внесения договоров в программу IT Audit. Пошаговая справка
Согласование договора. Вы руководителя сколько раз предупреждали...