Согласование договоров и документов
Направление договора на согласование
После создания договора или иного документа он может быть направлен на согласование.
В программе предусмотрено несколько способов направления документа на согласование:
- автоматический режим. Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов.
- ручной режим. Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить: На рассмотрение, На утверждение, На согласование. Затем производится выбор участников согласования
Получение уведомления об участии в согласовании
После направления договора на согласование, согласующее лицо получит уведомление о необходимости согласования договора. Сообщение о согласовании договора направляется несколькими способами:
- на электронную почту
- всплывающее сообщение в программе (уведомление выводится многократно через настраиваемый интервал)
Ознакомление с файлами документа и вынесение резолюции
Ознакомившись с содержанием договора, согласующее лицо может согласовать или отклонить договор, указав причину своего решения.
Для согласования достаточно нажать на кнопку Согласовать.
Согласовать документ можно в программе на стационарном компьютере или в мобильном приложении на Android .
При наличии прав, согласующее лицо может открыть файл договора и внести необходимые правки и комментарии, в том числе в режиме рецензирования.
Внесение комментария по результатам согласования
Участник согласования может внести замечания и предложения по договору в отдельный файл, который хранится в карточке договора, или же непосредственно в программе на вкладке Обсуждение.
Ознакомление с результатами согласования
В программе приводятся результаты согласования договора всеми согласующими лицами.
Перед подписанием договора руководитель может ознакомиться с выводами и комментариями согласующих лиц.
Подготовка листа согласования
Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в программе и могут быть распечатаны и представлены руководителю в виде листа согласования вместе с договором для ознакомления перед его подписанием.
Настройка маршрута согласования договора
Инициатор согласования может направить договор на согласование:
- определенным сотрудникам
- по заранее настроенному маршруту согласования договора
Может быть создано несколько собственных маршрутов согласования договоров. При движении договора по маршруту инициатор согласования будет получать уведомления о результатах согласования договора. При создании маршрута согласования договора может быть указан:
- контретный сотрудник (например, Иванов Иван Иванович)
- роль, должность сотрудника (например, начальник юридического отдела, бухгалтер по расчетам с покупателями и т.д.)
На движение документа по маршруту может влиять сумма договора. Например, договоры до определенной суммы могут проходить процедуру согласования в упрощенном порядке.
Конструктор маршрутов согласования договоров в программе IT Audit позволяет создать необходимый вариант движения документа:
| Последовательное согласование договора | В этом случае следующий участник согласования получит уведомление о необходимости согласования договора только после согласования условий договора предыдущим согласующим лицом |
| Параллельное согласование договора | При направлении договора на согласование все участники согласования одновременно получат уведомления о согласовании договора |
| Смешанный режим согласования договора | При движении документа по маршруту некоторые участники согласования одновременно получат сообщение о согласовании договора, а остальные согласующие лица после согласования договора другими участниками |
Влияние на движение документа результата согласования
При создании маршрута согласования договора можно учесть результаты согласования другими участниками. Например, можно предусмотреть, что договор будет направлен следующему участнику согласования, если он согласован предыдущим участником (последовательное согласование).
В программе согласования договоров можно ознакомиться с содержанием замечаний и предложений, внесенных участниками согласования. Эти данные могут храниться в качестве прикрепленного файла к документу или же приведены на вкладке Обсуждение карточки документа.
Повторное согласование договора
В зависимости от содержания замечаний, согласующее лицо может изменить текст договора или направить договор на доработку. По результатам доработки документа он может быть направлен на повторное согласование неограниченное количество раз. Информация о всех предыдущих результатах согласования может быть представлена в отчете История визирования / согласования документа.
Согласование договоров снижает правовой риск
Правовой риск является одним из основных элементов риск-менеджмента. Правовой риск - риск понесения убытков в результате несоблюдения требований законодательства, заключенных договоров, допускаемых правовых ошибок, несовершенства правовой системы, нарушения контрагентами законодательства, а также условий заключенных договоров.
Снижение правового риска в части организации договорной работы могут обеспечить следующие мероприятия:
- использование шаблонов договоров, разработанных юридической службой организации. Перед подписанием договора, подготовленного на основании разработанного шаблона договора, порой достаточно проверить представленный проект договора на соответствие типовому и ознакомиться с правоустанавливающими документами контрагента
- согласование договоров или отдельных условий договоров, разработанных на индивидуальных условиях
В зависимости от организационной структуры, каждая организация самостоятельно определяет список согласующих лиц. В программе IT Audit список участников согласования договора настраивается в зависимости от вида заключаемого договора (договор поставки, аренды, трудовой договор и т.д.). Как правило, согласующими лицами являются:
- юрисконсульт
- финансовый директор
- главный бухгалтер
- куратор договора
Сроки согласования договора могут быть определены в локальном нормативном акте (например, Положение о договорной работе).