Чтобы открыть карточку документа, откройте форму Документы и с использованием панели поиска найдите необходимый документ. Находясь на строке с документом в строке меню нажмите на кнопку Карточка.

Форма с информацией о документе автоматически открывается после создания документа.

Карточка договора. Общая информация

Отправить	Направление документа по маршруту: автоматический маршрут на основании справочника Маршруты документов или направление документа на подготовку, визирование и ознакомление. При направлении документа по маршруту создается задача по документу
Доп. документы	Создание и просмотр дополнительных документов по текущему документу (например, акты выполненных работ по договору)
Задачи / По документу	Создание и просмотр задач по документу
Задачи / Подготовка и визирование документа	Просмотр информации о результатах выполнения задач по документу при направлении документа по маршруту
Этапы	Внесение этапов и договорных обязательств
Направить E-mail	Создание почтового (электронного) сообщения

Поля карточки документа

Стадия документа, изменение стадии

В поле Стадия документа приводится текущая стадия документа. Стадия документа изменяется в автоматическом режиме при движении документа по маршруту, а также может быть изменена в ручном режиме путем выбора необходимого значения:

Черновик
Визирование (визирование включает: рассмотрение, утверждение, согласование, подписание)
Исполнение
Исполнен
Отклонен

После создания документа по нему устанавливается стадия черновик.

Регистрационный номер документа, дата регистрации

Чтобы присвоить документу регистрационный номер, нажмите на пиктограмму Изменить. Откроется форма Регистрационная информация.

Регистрация документа

Регистрационный номер	Приводится присвоенный регистрационный номер документа. Регистрационный номер может быть внесен несколькими способами: в ручном режиме путем ввода необходимого номера присвоен по маске регистрационного номера при нажатии на кнопку №
Дата регистрации	Приводится дата регистрации документа
Номер контрагента	При необходимости по входящим документам приводится регистрационный номер документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента
Дата регистрации	При необходимости по входящим документам приводится дата регистрации документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента

Срок действия. Напоминание об окончании

Нажмите на пиктограмму Изменить. В открывшейся форме "Срок действия документа" заполните поля:

Карточка документа. Срок действия документа

Окончание срока

По установленной дате доступен отбор документов в панели пиоска документов (форма "Документы") по полю "Окончание срока" (группа полей "Регистрация").

При наступлении установленной даты ответственному по документу и автору документа будет направлено уведомление с темой Срок действия документа завершен ).

Напоминание

При наступлении установленной даты ответственному по документу и автору документа будет направлено уведомление с темой Заканчивается срок действия документа).

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф доступа - приводится выбранный пользователем гриф ограничения доступа к документу. Гриф доступа выбирается из списка значений справочника Гриф доступа группы Пользовательские справочники.

Значение поля участвует в настройке прав доступа пользователей.

Сумма

Сумма - при необходимости приводится сумма документа. Валюта по документу не приводится

Объект 1C

При наличии лицензии на использование модуля Шлюз 1С в карточке документа будет доступно поле для настройки интеграции документов IT Audit и 1С.

Рубрика документа

Рубрика - рубрика документа из справочника Рубрики документов.

Ответственный

Ответственный - сотрудник организации, ответственный за работу с документом. Выбирается из числа сотрудников компании.

Организация

Организация - выбирается из справочника Организации при создании документа.

Для включения данных в текст документа по организации предназначены объекты документов в группе Организация

Контрагент

Контрагент - наименование стороны документа. Выбирается при создании документа. При нахождении документа на стадии черновик наименование стороны может быть изменено. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименовании контрагента. В контекстовом меню выберите пункт Изменить. В открывшейся форме Выберите контрагента выберите необходимого контрагента.

При нахождении документа на других стадиях, отличных от стадии черновик, изменение стороны документа не допускается.

Для включения данных в текст документа по контрагенту предназначены объекты документов в группе Контрагент

Третья сторона

Третья сторона - наименование третьей стороны документа. Поле предназначено для составления трехсторонних договоров. Поле доступно в документе с типом "контрагент".

Поле по умолчанию не отображается. Для отображения поля откройте контекстное меню в поле с наименованием контрагента и выберите значение "Добавить третью сторону". Пункт контекстного меню доступен при нахождении документа на стадии "черновик".

Карточка договора. Общая информация

Для исключения поля Третья сторона откройте контекстное меню в поле с наименованием третьего лица и выберите значение "Удалить третью сторону". Пункт контекстного меню доступен при нахождении документа на стадии "черновик".

Для включения данных в текст документа по третьему лицу предназначены объекты документов в группе Третья сторона

Проект

Проект - при необходимости приводится проект, в рамках которого подготовлен документ.

Заказ

Заказ - при необходимости приводится заказ покупателя, номенклатура которого может быть выгружена в документ в качестве объекта документа.

Порядок настройки шаблона документа номенклатурой заказа приводится на странице Шаблоны документов

Файлы по документу

На вкладке Файлы в карточке документа приводятся файлы по документу. Файл документа может быть создан создан непосредственно в программе или прикреплен уже готовый файл.

Обсуждение по документу

При необходимости на вкладке Обсуждение может быть внесена следующая информация:

обсуждение содержания документа
комментарий согласущего лица
визы согласования, утверждения, рассмотрения и т.д.

Карточка документа. Обсуждение документа

В поле для ввода сообщения введите необходимый текст и нажмите на пиктограмму Добавить комментарий. Внесенный текст сообщения будет приведен в текстовом поле на вкладке Обсуждение.

Обратите внимание

Комментарий по документу не приводится при формировании уведомлений по документу

При необходимости направления уведомлений при обсуждении некоторых условий документа используйте Задачи по документу или задачи, созданные при направлении документа по маршруту

Дополнительная информация по документу

На вкладке Дополнительно предусмотрено внесение дополнительной информации и пользовательских переменных на основании созданных пользовательских справочников (например, собственные поля, информация об экземпляре документа (копия, оригинал) и т.д.).

Карточка документа. Дополнительная информация

Чтобы добавить дополнительную информацию по документу, в панели инструментов на вкладке Дополнительно нажмите на кнопку Добавить и выберите пункт:

Из справочника. Откроется форма Пользовательский справочник. В поле Справочник открывшейся формы выберите необходимый справочник, а в поле Значение выберите необходимое значение. Затем нажмите на кнопку ОК.

После заполнения формы нажмите на кнопку ОК. В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.
Значение. Откроется форма Текстовое значение. В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение.

После заполнения формы нажмите на кнопку ОК. В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.
Из рубрики. Откроется форма Текстовое значение. В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение. После заполнения формы нажмите на кнопку ОК. В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.
Из файла. Выберите текстовый файл (расширение *.txt), содержащий необходимые пользовательские справочники и их значения.

При необходимости внести не только сами справочники, но и их значений, в текстовом файле после содержания пользовательского справочника установите знак "=" (равно) и внесите необходимое значение. Каждый пользовательский справочник приводится с новой строки.

Загрузить пример значений пользовательского справочника по документу

Значение

Откроется форма Текстовое значение. В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение. После заполнения формы нажмите на кнопку ОК. В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.

Из рубрики

Обратите внимание

По документу должна быть выбрана необходимая рубрика в поле Рубрика

При нажатии на пункт меню Добавить / Из рубрики на вкладку Дополнительно будут добавлены строки с собственными полями, настроенные по рубрике документа в справочнике Рубрики и шаблоны документов

Вставка пользовательских полей по рубрике документа

Альтернативный способ вставки дополнительной информации

Дополнительно предусмотрен вариант вставки пользовательских данных (наименование и значение) из буфера обмена табличного файла. В табличном файла заполняются данные в двух столблцах. Затем данные из этих столбцов копируются в буфер обмена клавишами Ctrl+C и вставляются на вкладку Дополнительно.

По внесенным значениям предусмотрен отбор документов в панели поиска документов.

Внесенные значения дополнительной информации могут быть выведены в журнал документов как пользовательские колонки.

Вставка пользовательских переменных в текст документа

Пользовательские переменные, приведенные на вкладке Дополнительно карточки документа, могут быть вставлены в создаваемый по шаблону документа файл.

Дополнительные документы к основному документу

По документу может быть создано неограниченное количество дополнительных документов (например, дополнительных соглашений по договору, актов по договору).

Чтобы по текущему документу создать дополнительный документ, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Доп. документы. В открывшейся форме Дополнительные документы нажмите на кнопку Добавить и создайте необходимый документ.

Текущий документ будет являться головным по отношению к создаваемому документу (дочерний документ). Структура связи между основным и дополнительными (дочерними) документами будет представлена на форме Дополнительные документы.

Дополнительные документы к основному документу

Обратите внимание

При создании дополнительного документа по шаблону, могут использоваться реквизиты основного документа. Например, в дополнительном соглашении к договору, наряду с датой и номером дополнительного соглашения, будет автоматически вставлена дата и номер основного договора

Особенности настройки объектами дополнительного документа

Задачи по документу

По документу могут создаваться задачи с контролем срока их выполнения.

Для создания задачи по документу в форме "Карточка документа" нажмите на кнопку Задачи / По документу. В открывшейся форме Задачи по документу нажмите на кнопку Добавить и перейдите к созданию задачи.

Задачи по документу

Направление документа по маршруту: визирование, согласование, ознакомление и т.д.

В программе предусмотрено несколько способов направления документа по маршруту:

автоматический режим. Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов. Маршрут движения документа запускается при выборе пользователем значения По маршруту в меню Отправить карточки документа
ручной режим. Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить: На подготовку, На рассмотрение, На утверждение, На согласование, На подписание, На исполнение, На ознакомление

Пункты меню для направления документа по маршруту

Форма Подготовка и визирование документа

В форме Подготовка и визирование документа обобщается информация о результатах визирования (согласование, ознакомление, подписание и т.д.) и ознакомления сотрудников с документом. Информация приводится после направления документа по маршруту.

Результаты визирования документа

Если документ был направлен по маршруту, по которому была создана общая задача, то по соответствующей точке маршрута в форме Подготовка и визирование документа будет приведен только один исполнитель. Список всех участников по соответствующей стадии документа приводится в отчетах по документу: Визирование документа и История визирования (отчеты формируются из формы Карточка документа).

Маршрут документа и варианты создания задач по маршруту (персональная или общая) настраивается в поле Задача справочника Маршруты документов). При этом уведомление о задаче будет направлено всем участникам этой общей задачи.